Wellhub e TotalPass no studio: como avaliar se vale a pena

Aceitar Wellhub e TotalPass vale a pena quando o que entra por visita é razoável perto do que o seu aluno paga por aula, as visitas ocupam horários que estariam vazios e uma parte desses usuários vira aluno direto. Se os usuários de agregador ocupam os horários de pico, pagam bem menos por aula do que os seus alunos e nunca convertem, a parceria pode estar tirando mais do que trazendo. A boa notícia é que dá para medir.

O que são os agregadores

Agregadores de academias vendem planos de atividade física, em geral como benefício que as empresas oferecem aos funcionários, e dão acesso a uma rede de academias e studios parceiros. No Brasil, os mais conhecidos são o Wellhub (que se chamava Gympass até 2024) e o TotalPass.

Para o studio, funciona assim: você se cadastra como parceiro, define o que oferece na plataforma e recebe pelas visitas dos usuários, normalmente registradas por check-in. Os valores, categorias e regras são definidos no contrato de cada plataforma e podem mudar; confira sempre as condições atuais com a própria plataforma.

O que você ganha

• Ocupação de horários vazios: usuários de agregador podem preencher aulas que hoje rodam com poucos alunos.
• Visibilidade: o studio aparece no aplicativo da plataforma para pessoas que talvez nunca o encontrassem.
• Novos alunos: parte dos usuários gosta do studio e passa a pagar plano direto, por exemplo, para ter horário fixo.

O que você pode perder

• Vagas no pico: se o usuário do agregador ocupa a aula das 18h, um aluno de mensalidade pode ficar sem vaga.
• Receita por aula menor: se a visita rende menos do que o seu aluno paga por aula, cada vaga ocupada por agregador no lugar de um aluno é perda.
• Migração ao contrário: um aluno seu que ganha o benefício da empresa pode trocar o seu plano pelo agregador.

A conta: valor por visita x valor por aula do seu aluno

Primeiro, calcule quanto o seu aluno paga, em média, por aula. Uma forma simples: ticket médio mensal ÷ número médio de aulas que o aluno faz no mês.

Exemplo ilustrativo: ticket médio de R$ 320 e média de 8 aulas por mês = R$ 40 por aula.

Depois, veja quanto você recebe, em média, por visita de agregador (está nos relatórios da plataforma). Compare:

Situação	O que indica
Visita rende próximo do valor por aula do aluno	O agregador é uma fonte de receita comparável
Visita rende bem menos, mas ocupa horário vazio	Pode valer: é receita onde não haveria nenhuma
Visita rende bem menos e ocupa horário de pico	Atenção: pode estar tirando vaga de quem paga mais

Controle as vagas

Para que a parceria trabalhe a seu favor:

• ofereça na plataforma principalmente os horários com folga, se as regras da plataforma permitirem;
• limite quantas vagas de cada aula ficam disponíveis para agregadores;
• proteja os horários de pico para os alunos de plano;
• exija marcação nas aulas com limite de vagas, para que o usuário do agregador não chegue numa aula lotada.

Meça a conversão

O maior valor dos agregadores, para muitos studios, está em quem vira aluno. Para saber se isso acontece, registre:

• quantos usuários de agregador fizeram a primeira visita no mês;
• quantos voltaram mais de uma vez;
• quantos passaram a pagar um plano direto.

Trate o usuário de agregador como um interessado vindo de uma aula experimental: receba pelo nome, apresente o professor e, depois de algumas visitas, ofereça algo que o agregador não dá (horário fixo garantido, mais aulas por semana, acompanhamento de evolução).

Mensagem pronta (exemplo):

Oi, [nome]! Que bom ter você nas aulas de [dia]. Se quiser garantir esse horário toda semana, temos o plano de [frequência] com o seu lugar reservado. Posso te explicar como funciona?

Registre o check-in direito

Se o repasse é por visita, check-in não registrado é dinheiro perdido. Garanta que todas as visitas sejam registradas, de preferência no mesmo sistema em que você controla as aulas, para conferir com o relatório da plataforma no fim do mês.

E quando um aluno seu quer trocar para o agregador?

Acontece: a empresa do aluno passa a oferecer o benefício, e ele pergunta se pode usar o agregador em vez da mensalidade. Antes de responder, pense:

• o que o aluno perde ao trocar: horário fixo garantido, acompanhamento, reposições, prioridade em aulas lotadas, se essas forem vantagens do seu plano;
• o que você perde: a diferença entre a mensalidade e o que entra pelas visitas dele.

Explique as diferenças com transparência e deixe a escolha com o aluno. Muitos preferem manter o plano direto quando entendem o que ele inclui.

Quando faz mais sentido

• studios com horários ociosos que não conseguem preencher de outra forma;
• studios novos, que precisam de visibilidade;
• regiões com muitas empresas que oferecem o benefício.

Quando pensar duas vezes

• studios com agenda cheia e lista de espera;
• studios de pilates com poucos aparelhos, em que cada vaga tem alto valor;
• quando muitos alunos de plano começam a migrar para o agregador.

Erros comuns

• Aderir sem fazer a conta. Compare o valor por visita com o valor por aula do seu aluno.
• Abrir todos os horários. O pico fica lotado e os alunos de plano reclamam.
• Não registrar check-in. O repasse não confere.
• Não tentar converter. O usuário de agregador é um interessado; trate como tal.
• Não acompanhar. Revise a parceria a cada alguns meses com os números.

Resumo

1. Calcule o valor por aula do seu aluno e compare com o que entra por visita.
2. Ofereça principalmente os horários com folga e limite as vagas.
3. Registre todos os check-ins.
4. Meça quantos usuários viram alunos diretos.
5. Revise a parceria periodicamente.

Para conhecer o impacto disso no caixa, leia Fluxo de caixa do studio: o controle mínimo que todo dono precisa.